Regras gerais:
- Evite a todo custo caracteres estranhos, smiles etc.
- Cuidado com o formato da mensagem. Ajuste o seu cliente para usar o padrão universal: UTF8 ou UTF16 (Padrões Unicode), mesmo que seu cliente venha por padrão marcado para usar coisas antigas e obsoletas, como CP850, ISO-8859-X, onde X pode ser qualquer coisa.
- Jamais use e-mails profissionais em listas públicas. Chega a ser um absursdo a gente ver na lista do Ubuntu-BR aquelas assinaturas em que o próprio servidor coloca que o e-mail em questão é de uso particular e que quaisquer informações ali colocadas são privadas e de uso restrito etc. etc. etc. Se é particular, mantenha particular. Para listas públicas use e-mail públicos.
No campo de assunto:
- Seja claro e sucinto. Detalhes ficam por conta do corpo.
- Não precisa indicar que a mensagem já foi respondida (RE:) depois encaminhada (ENC:) depois repondida de novo (RE:) e reencamihada (FW:) anteriormente. Fica bem poluído o campo de assunto com coisas do tipo [RE: [ENC: [RE: [RE] [FWR:]]] Assunto....]
No corpo da mensagem:
- Sempre utilize texto simples. Usar HTML ou qualquer outra coisa é, no mínimo, perigoso no que concerne à segurança, e um desperdício.
- Seja claro, direto e simples no falar. Evite jargões e regionalismos, principalmente em listas de discussões. Eu mesmo já usei de um regionalismo comum no sul do Brasil para se referir a uma surpresa em uma lista e um companheiro do nordeste achou que eu o estava xingando.
- Para e-mails profissionais, faça um revisão ortográfica e gramatical breve. É chato você receber e-mail que parecem ser sérios com erros absurdamente impraticavelmente orrível de se verem e ler!
Em anexos:
- Nunca envie um formato binário, a não ser que TODOS os navegadores o suportem: é o caso de imagens em JPEG.
- Texto deve ser enviado no formato texto, nunca em HTML ou como um documento de um editor de textos qualquer.
- Jamais insira imagens no meio do texto a não ser que seja absolutamente inevitável, o que jamais acontecerá se você usar a regra acima. Imagens são arquivos anexo como qualquer outro anexo que você pode mandar.
- Se precisar enviar algo "formatado", use uma linguagem de descrição de páginas como PostScript (para impressão) ou PDF (para vídeo ou impressão).
- Se precisar que o destinatário edite, prefira um meio comum de edição e não o e-mail. Para isso assine serviços como o MS Office Web ou Google Docs.
- Se precisar enviar algo realmente binário (um desenho CAD, por exemplo), informe no corpo do e-mail qual é o formato e como o destinatário deverá abri-lo, indicando o programa adequado para isso.
Nas assinaturas:
- Assim como todo o restante do e-mail, deve ser simples, fácil de se ler e direto ao ponto.
- Assine o seu nome e o lugar de onde está escrevendo (cidade e estado e/ou país).
- Se é um e-mail profissional, pode incluir o nome da empresa/universidade/órgão público ao qual está vinculado e sua posição/função dentro dele.
- Pode terminar com uma frase simples e, jamais, insira figuras e outras firulas.
- Se a empresa exigir pode ser anexado ao e-mail um cartão de visitas (Virtual Card File).
Sugestões finais:
- Se queres efetivamente divulgar formatos livres podes utilizar um PS abaixo da assinatura como o meu. Podes copiar e alterar a vontade. Ele infoma a existência do formato ODF e como o destino pode conseguir abrí-lo de forma simples e confiável.
Atenção: Este e-mail pode conter anexos no formato ODF (Open Document Format)/ABNT (extensões odt, ods, odp, odb, odg). Antes de pedir os anexos em outro formato, você pode instalar gratuita e livremente o BrOffice (http://www.broffice.org) ou o seguinte Plugin para Microsoft Office (http://www.sun.com/software/star/odf_plugin/get.jsp).
- Parece incrível, mas mesmo depois de 2000 anos em que a frase seguinte foi formulada ainda temos uma enorme dificuldade em assimilá-la e executá-la: "Respeitai os outros da mesma forma que queres que os outros te respeitem".
